個人情報の取扱いについて

有限会社　エイ・ケイ・システム（以下、「当社」という。）における個人情報の取扱いを以下に記載します。

1.個人情報の利用目的

（1）当社へ入社を希望される方の個人情報

• 募集要項等の送付や連絡のため。
• 採用選考業務のため。

（2）当社の社員等の個人情報

• 業務上の管理を含む雇用管理のため。
• 健康保険手続き、社会保険関連手続き、福利厚生等のため。

（3）当社へお問合せの際に取得する個人情報

• 当該お問合せへの連絡・回答のため。

（4）お取引先様ご担当者の個人情報

• 業務上必要な諸連絡・商談・契約等のため。
• 取引先情報管理、支払い、収入処理のため。

（5）受託業務で取り扱う個人情報（保有個人データではありません。）

• 委託元のお客様との契約内容の履行のため。

2.開示等の求めに応じる手続き

（1）開示等の求めの申し出先

• 「個人情報苦情及び相談窓口」（末尾に記載しています）

（2）開示等の求めに際して提出すべき書面の様式その他の開示等の求めの方式

• 以下のものを当社「個人情報苦情及び相談窓口」までご送付ください。

①開示等を申請する様式

当社に「開示等の申請書」を用意していますので、ご連絡ください。

②本人確認資料

運転免許証、パスポート、健康保険の被保険者証、在留カード、マイナンバーカード（なお本籍地の情報は塗りつぶしてください。）
本人の代理の方が請求する場合、代理人本人であることの確認に併せ代理人本人であることの確認も必要です。

• 法定代理人の資格を証明する書類は、戸籍謄本のほか、戸籍抄本、家庭裁判所の証明書等が該当します。
• 任意代理人の資格を証明する書類は、委任状が該当します。

③手数料

「保有個人データの利用目的の通知」と「保有個人データの開示」については1件のお申し込みについて手数料として1,000円いただきます。
1,000円分の郵便小為替を上記書類にあわせてご同封ください。

3.保有個人データの安全管理のために講じた措置

当社は、保有個人データを保護するため、以下の安全管理措置を講じています。その他、安全管理措置に関する詳細なご質問は、個人情報お問合せ窓口までご連絡ください。

(1) 基本方針の策定

• 個人データの適正な取扱いの確保について取り組むために、基本方針を策定しています。

(2) 個人データの取扱いに係る規律の整備

• 個人データの漏えい等の防止その他の個人データの安全管理のために、個人データの取扱いに係る規程類を策定しています。

(3) 組織的安全管理措置

• 個人データの取扱いに関する責任者を任命するとともに、法令又は規程に違反している事実やおそれを把握した場合における責任者への報告連絡体制を整備しています。
• 個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化しています。
• 個人データの取扱状況を確認するため、定期的に自己点検の実施や外部の者による審査を受けています。
• 個人データの取扱状況の把握及び見直しを行い、個人情報保護体制の改善に取り組んでいます。

(4) 人的安全管理措置

• 個人データの取扱いに関して、個人情報保護の重要性を周知・啓発し、定期的な教育を実施しています。
• 個人データを取扱う従業者から秘密保持に関する誓約書を取得しています。

(5) 物理的安全管理措置

• 個人データを取扱う区域において従業者および来訪者の入退室管理を行っています。
• 個人データを取扱う機器、書類、電子媒体等の利用、保管、廃棄等に関する措置を定め、盗難又は紛失等を防止するための措置を講じています。

(6) 技術的安全管理措置

• アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
• 個人データを取扱う情報システムに対する、個人情報データベース等を取り扱う情報システムを使用する従業者を識別・認証しています。
• 個人データを取扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

(7) 外的環境の把握

• 外国における個人情報の取扱いについて、当該外国の個人情報の保護に関する制度を把握したうえで上記安全管理を適切に講じています